Der DocBuilder

Einfach direkt aus SAP Formulare mittels MS-Word generieren – Der DocBuilder macht das Möglich

Die Ausgabe von qualitativ hochwertigen Dokumenten aus IT-Systemen ist für jedes Unternehmen essentiell, sind diese Dokumente doch die Visitenkarte eines Unternehmens. SAP bietet für das Generieren von Dokumenten verschiedene Technologien an. Diese basieren entweder auf älteren SAP-Technologien wie SAPScript oder SmartForms oder auf der PDF-Technologie von Adobe. Weiter gibt es Drittlösungen, die über eine Schnittstelle angebunden werden. Alle diese Lösungen sind jedoch aus Sicht der Applikationswartung kostenintensiv und wenig flexibel: Für Anpassungen werden SAP-Spezialisten mit Entwicklungskenntnissen benötigt, was hohe Kosten und Durchlaufzeiten mit sich bringt.

  • Enorme Reduktion der Kosten für die Dokumentenbereitstellung, da Bearbeitung direkt durch den Fachbereich ohne Programmierkenntnisse möglich
  • Qualitätsgewinn durch flexible MS-Word und Adobe Formulare sowie e-Mailvorlagen
  • Nutzung aller Daten aus bestehenden SAP- sowie Drittsystemen
  • Direkte Integration in Ihr SAP System
  • Integration von Umsystemen wie MS Exchange und Archiv
  • Entlastung der laufenden Betriebs – und Investitionskosten
  • Bereit für SAP S/4HANA und/oder SAP Cloud Solutions

Die Lösung - DocBuilder

Der DocBuilder von TeamWork wird diese Lücke optimal geschlossen. Der DocBuilder bietet flexible Formulargenerierung mit einfach zugänglicher Pflegetechnologie. Die Lösung ist direkt im SAP-System integriert und kann nach wenigen Stunden Konfigurationsarbeit in Betrieb genommen werden. Der Kunde arbeitet mit dem vertrauten Werkzeug Microsoft Word; die Verbindung zu den SAP-Attributen erfolgt über die bekannte Funktionalität der Serienbrieffelder. Der DocBuilder ist intelligent und kann wichtige Objekte wie Bilder, If-Then-Abfragen, Tabellen, Unterschriften, Textbausteine, verschiedene Sprachen, Umgangsformen im Standard verarbeiten. Die Ausgabe erfolgt in Word, Adobe PDF oder in e-Mailvorlagen auf Wunsch mit direkter Integration in MS Exchange und/oder ein Archiv.

DocBuilder Elemente

DocBuilder - das Herzstück

Der DocBuilder an sich – das Herzstück der Lösung – wird als Add-on für SAP ABAP auf dem SAP Netweaver System installiert. Das Add-on wird im TeamWork-eigenen Namensraum ausgeliefert, wodurch keine Konflikte mit bestehendem Code entstehen können. Mittels dem Add-on werden die Daten aus dem SAP- oder anderen Quellsystemen beschafft, aufbereitet und den Dokument-Tags zugewiesen. Der DocBuilder übergibt die aufbereiteten Daten und das Template als XML-Datei per http(s)-Protokoll an den Doc Renderer und empfängt und speichert das fertige Dokument.

DocRenderer - Dokumentenaufbereitung

Die zweite Komponente ist der DocRenderer, ein JAVA EE Servlet. Diese generiert aus den im DocBuilder aufbereiteten Daten, dem Rezept und dem Template das eigentliche Dokument und liefert dies wiederum als XML-Datei per http(s) zurück an den DocBuilder. Der DocBuilder speichert das Dokument in ein Dokumentenarchiv und/oder gibt dieses als Word- oder PDF-Dokument aus.

DocModeler - flexible Templatepflege

Auch der DocModeler wird als Add-on für SAP ABAP ausgeliefert. Dieser ermöglicht es dem Fachbereich über einen Web-Browser die auf Microsoft Word basierenden Templates zu pflegen, Textbausteine zu definieren und mit Zusatzdaten anzureichern. Der DocModeler umfasst zudem ein Microsoft Word Add-In, welches die in SAP gepflegten Tags in Word anzeigt und es ermöglicht diese vereinfacht als Serienbrieffeld einzufügen.

Möglichkeiten

Der DocBuilder bietet die volle Funktionalität zur Formulargenerierung mittels Microsoft Word. Berechtigte Benutzer können Formularvorlagen selbständig ohne Entwicklerkenntnisse generieren und anpassen.

  • Formatierungen: Schriftarten, Grössen, Farben, Tabellen, Tags, …
  • Text: Spezifische Feldinhalte und Prozessdaten, Textbausteine, …
  • Bilder: Firmenlogo, Unterschriften, Fotos, Grafiken, …
  • Spezifische Formularfelder: Checkboxen, Auswahllisten, Syntax, …
  • Aufzählungszeichen, Nummerierungen
  • Barcode: 1D & 2D Technologie, Integration Scanning
  • Männliche und Weibliche Formen: Direkt im Dokument, keine zusätzlichen Textbausteine nötig
  • Kommentare: Möglichkeit aus dem Prozess im Dokument Kommentare für die Weiterverarbeitung zu integrieren
  • Paragraphen: spezifische Texte pro Bereich ein– bzw. ausblenden je nach spezifischem Wert
  • Passwortgeschützte Nachbearbeitung: MS-Word Dokumente können mit Passwort eingeschränkt werden (z.B. nur Revision oder Kommentare erlaubt).

Architektur

Der DocBuilder kann sowohl SAP als auch nonSAP Daten aus beliebigen Quellen verarbeiten. Er ist sowohl mit SAP S/4HANA als auch SAP ERP ECC im Einsatz, onPremise wie auch in der Cloud verfügbar und in diversen Ausprägungen vorkonfiguriert, u.a. für: HCM, SuccessFactors, Finance + Logistics, REFX, CRM, ContractManagement.

Referenzen

DocBuilder Success Story

Gilgen DS erstellt individualisierten und teils sehr komplexen Angebote, diese wurden in MS-Word erstellt. Das war sehr zeitaufwändig, fehleranfällig und die Verbindung zu SAP war nicht gegeben. Neu sollten die Angebote auf der Grundlage des SAP Moduls SD erstellt werden. Dafür wurde von TeamWork ein Offerttool entwickelt, welches die umfangreichen Anforderungen von Gilgen DS abdecken kann.

Der Aufwand für die Erstellung von Personaldokumenten war bei der Schweizerischen Post enorm. Eine Automatisierung der Prozesse war daher das klare Ziel der Verantwortlichen. Bestehende SAP-HR-Stammdaten sollten dazu genutzt werden.

HR aus dem Homeoffice. Das S@PPORT Magazin berichtet darüber wie mit dem DocBuilder die automatische Erstellung von Personaldokumenten in SAP gelingt.

Über uns

TeamWork ist als SAP Beratungsunternehmen und Systemhaus seit mehr als 20 Jahren erfolgreich unterwegs und beschäftigt ca. 800 Mitarbeitenden an 20 weltweiten Standorten. Als gründergeführtes Unternehmen in Besitz der Familie Rey-Gorrez sowie dem jeweils lokalen Management agieren wir unabhängig von Investoren und zeichnen uns durch hohe Flexibilität aus.

Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir in den letzten Jahren ergänzende Lösungen zu SAP entwickelt. Diese TW Solutions ergänzen die SAP Standardlösungen als AddOns. Neben dem DocBuilder bieten wir Lösungungen wie für das Vergabe- und Vertragsmanagement oder der Arbeitszeugniserstellung. Erfahren auch Sie, wie Sie mit TW Solutions bisher manuell abgewickelte Prozesse digitalisieren und hohe Mehrwerte generieren.

Kontakt & Demo

TeamWork Schweiz AG

Bruno Kuratli

Webinar

Erfahren Sie in einer Live Demo alles über die Möglichkeiten von tw DocBuilder.

Passt keiner der Termine? Gerne zeigen wir Ihnen unsere Lösungen auch unverbindlich bei einem 1:1 Webinar bzw. einer Webdemo oder auch bei einem individuellen Termin bei Ihnen vor Ort. Wählen Sie dazu „individueller Termin“

Unsere Partner

FINserv hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Unternehmensprozesse im Immobilienmanagement mit SAP optimal zu integrieren und nachhaltig zu rentabilisieren.

Die TeamWork Gruppe als unabhängiges SAP Beratungsunternehmen und Systemhaus unterstütz Sie lokal an 20 weltweiten Standorten.